Je veux louer une salle des fêtes : les points à vérifier avant de s’engager
Vous prévoyez d’organiser une soirée dans une salle des fêtes prochainement ? Découvrez tous les conseils pour planifier au mieux cette événement. Voici comment louer une salle des fêtes !
L’organisation d’une soirée privée dans une salle des fêtes nécessite un peu de préparation et des choix judicieux pour que l’événement se déroule sans accroc et finisse en beauté. Comment choisir et louer une salle des fêtes pour son événement ?
Comment choisir la bonne salle des fêtes pour votre soirée ?
La location de salle des fêtes est une des choses à choisir très en amont de son événement. En effet, de cette décision découlera beaucoup d’éléments pratiques. Qu’il s’agisse d’une salle communale, d’un gymnase prêté par la mairie ou de tout autre type d’installation, vous devez évaluer les points suivants pour être certains que cet endroit vous convient.
La capacité de la salle
Avant de louer la salle, assurez-vous qu’elle puisse accueillir le nombre d’invités prévu. Si vous n’avez pas encore déterminer du nombre exact d’invités, nous vous recommandons de vous baser sur une estimation haute.
Réussir à estimer correctement le nombre de personnes qui viendront à votre soirée aura des répercussions importante sur la taille du lieu, le type et la quantité de nourriture nécessaire ainsi que sur les divertissements proposés.
Louer une salle des fêtes adaptée à mon nombre d’invité est un point clé pour faire son choix sans se tromper !
La disponibilité de la salle
Une soirée réussie dépend largement du moment où elle se déroule. N’oubliez pas que les salles des fêtes sont souvent prises d’assaut et très souvent louées le week-end ou pendant les mois les plus ensoleillés ou avec le plus de ponts (ex : le mois de mai). Dans certains cas – comme un mariage – vous allez devoir vous organiser des mois à l’avance.
Cependant, trouver la bonne disponibilité de salle au plus tôt est un vrai plus, car elle donnera plus de temps aux invités pour s’organiser. Essayez également de choisir une date qui convienne à tout le monde et ne tombe pas en même temps qu’un autre événement important.
Proposer 2 ou 3 dates pour être certain de réussir à trouver le bon créneau de location de votre salle des fêtes.
La localisation de la salle
La localisation de la salle des fêtes est un point clé de la réussite de votre soirée. Choisissez une salle qui est facilement accessible pour les invités, avec un parking assez grand si nécessaire.
N’oubliez pas de fournir toutes les informations pour accéder à salle le plus facilement possible et de vérifier s’il existe des transports en commun ou des logements en location près de la salle. C’est un détail qui peut s’avérer très pratique pour vos invités.
Budget de la salle et des équipements.
Combien coûte une salle des fêtes ? Il est primordial d’évaluer les coûts associés à la location de la salle, y compris les frais de location, les coûts d’éclairage, de chauffage ou même de prévoir le coût des équipements nécessaire à la soirée.
En effet, certaines salles en location proposent des tables et des chaises en quantité raisonnables, d’autres pas. Il faudra aussi prévoir le coût des équipements de sonorisation si vous souhaitez prévoir une animation musicale pendant la soirée.
Si vous souhaitez passer par un DJ ou par l’embauche d’un groupe de musiciens, il est préférable que la salle soit équipée d’une scène musicale pour créer une ambiance digne d’un concert.
Enfin, il faut aussi prévoir le coût du nettoyage de la salle et demander à la personne qui vous louera l’endroit si les frais de ménage sont inclus dans la location de salle. C’est un détail qui a une grande importance sur la facture finale.
L’ambiance de salle
Ne réservez jamais une salle sans l’avoir visiter avant. La visite de la salle permet d’évaluer les points de détail important comme la luminosité ou les courants d’air. Cela peut sembler évident, mais une salle mal configurée ou humide peut ruiner votre événement.
Bien regarder a configuration de la salle vous aidera à comprendre comment placer les éléments important pour votre événement. Ou placer le bar, la scène ? Ou sont les toilettes ?
Les démarches administratives et autorisations pour organiser une soirée dans une salle des fêtes
Les autorisations requises pour organiser une soirée dans une salle des fêtes dépendent des lois et règlements en vigueur dans votre municipalité. Il est important de vérifier les exigences légales et contacter votre mairie pour éviter tout problème lors de l’organisation de votre soirée.
Les lois varient selon le type de soirée que vous organisez. En effet, un évènement ouvert au public est forcément beaucoup plus contraignant à organiser qu’un événement privé
Autorisation de location de la salle
Il est impératif d’obtenir une autorisation de la mairie ou du propriétaire de la salle des fêtes pour la louer.
Selon le site helloasso.com [1], les autorisations de location de salles de fêtes pour la mairie sont régies par le Code général des Collectivités territoriales et le décret n° 97 646 du 31 mai 1997. Vous devez adresser votre demande au moins un mois avant l’organisation de soirée dans la salle des fêtes. Cette demande sera à valider par le préfet.
Autorisation de la gendarmerie
Dans le cadre de l’organisation d’un événement public (ex réunions publiques, événement politique, soirée concert associatives..), vous devez généralement prévenir la gendarmerie pour des questions évidentes de sécurité. Dans ce cadre, vous devez prévoir votre propre dispositif de sécurité. Vous pouvez demander à des bénévoles ou à une société privée.
Toutes ces précautions ne seront généralement pas nécessaire pour l’organisation d’une soirée privée dans un lieu public fermé. Par acquis de conscience, demander le quand même à votre mairie, car la loi peut évoluer rapidement. De plus, prévenir les autorités vous évitera aussi des problèmes de voisinage et de tapages nocturnes.
Autorisation de sécurité incendie
Certaines salles des fêtes peuvent exiger une dispositif de sécurité incendie valide pour garantir la sécurité des invités en cas d’incendie. Normalement, les salles en location doivent être équipés des éléments principaux de sécurité, mais vous pouvez quand même vérifier ce point très important.
Autorisation d’utiliser de l’alcool
Si vous prévoyez de vendre de l’alcool à vos invités, vous devrez peut-être obtenir une autorisation spéciale comme la licence 4. Sans celle-ci, vous serez contraints aux alcools de catégorie 1 à 3. Dans le cadre d’un événement public organisé dans une salle des fêtes, il sera aussi nécessaire de demander l’autorisation d’un buvette auprès de votre mairie.
S’il s’agit d’un événement privé dans une salle des fêtes comme un mariage ou un séminaire, vous êtes normalement beaucoup plus libre que cela et vous pouvez prévoir vos boissons à condition de ne pas les vendre.
Autorisation de la SACEM
La diffusion de musique pendant un événement public doit être déclarée auprès de la SACEM. Si vous passez par JLBprod pour gérer votre animation musicale, vous n’aurez pas à vous en soucier, car nous gérons ces points de détails pour vous.
Dans le cadre d’une soirée privée dans la salle des fêtes, vous pouvez simplement passer la musique de votre choix comme vous le feriez chez vous.
Quelle assurance prévoir pour la location d’une salle des fêtes ?
Un organisateur privé n’a pas besoin de souscrire une assurance pour organiser une salle des fêtes dans le cadre d’un mariage ou d’un Evénement privé. Il existe cependant des assurances mariages qui couvre les pertes ou les annulations de ce type évènement.
Si vous organisez un événement public, il sera nécessaire de prévoir – a minima – une assurance assurance responsabilité civile organisateur temporaire pour couvrir les éventuels accidents